6 conseils pour faire des économies sur les voyages d’affaires

Économiser de l’argent sur les voyages d’affaires nécessite des efforts de tous les employés. La tâche n’est pas aisée. De la part du directeur financier qui cherche à couvrir les coûts annuels, du travel manager embourbé dans les détails et désireux de faire plaisir aux collègues, au voyageur fatigué qui peut ressentir le besoin de dépenser davantage – c’est un travail d’équipe.
Nous avons rassemblé une liste de moyens clairs et utiles pour faire participer toute votre équipe.

1. Encourager la flexibilité pour les vols

Lorsque vos employés voyagent, c’est souvent par nécessité. Parfois, une réunion en vidéoconférence ne suffit pas.
Lorsque les gens d’affaires sont en mesure d’interagir directement, cette action élimine les mauvaises communications courantes, introduit le langage corporel et les indices émotionnels dans la conversation et accélère le transfert d’idées.
Que l’employé rende visite à un client ou qu’il monte un nouveau bureau avec une équipe à l’étranger, il se peut qu’il y ait une certaine flexibilité dans les dates de l’événement. Quand un travel manager, un directeur de département ou une assistante de direction réserve un nouveau voyage à un employé, il doit savoir s’il y a une marge de manœuvre. Et il y en a presque toujours.
Découvrir cette marge de manœuvre peut signifier économiser jusqu’à 50% sur les vols et les hôtels. Alors, encouragez vos collègues et employés à être proactifs en matière de flexibilité de vols :

  • Sur un formulaire de demande standard pour les nouvelles réservations, demandez 3 arrivées et départs dans l’ordre de préférence afin que les employés puissent donner des options à l’avance.
  • Si les employés font la demande par email, le travel manager peut demander plus d’informations sur la flexibilité du voyage et demander que la prochaine fois, l’employé inclue cette information dans l’e-mail.
  • Permettre aux employés de réserver leur propre voyage via un outil de réservation d’entreprise aidera les voyageurs à obtenir plus de visibilité et de contrôle, leur permettant d’optimiser leur emploi du temps pour économiser de l’argent sans perte de temps en aller et retour.

2. Accéder à un inventaire large de vols

L’un des meilleurs moyens pour réduire immédiatement les coûts de déplacement est d’obtenir un large inventaire de vols.
Les entreprises qui utilisent des travel managers ou qui s’associent avec des transporteurs ratent des opportunités.
Réserver longtemps à l’avance, réserver à la dernière minute, utiliser des compagnies low cost comme EasyJet, Transavia et Norwegian … les voyageurs loisirs ont des tonnes d’astuces pour économiser sur les voyages, et quand les entreprises sont coincées dans de vieilles solutions de voyages d’entreprise, elles passent à côté d’économies.

Avec Mandaley, vous avez accès à un large choix d’astuces pour faire des économies.

3. Rendre l’adhésion à la politique de voyage plus pratique

Planifier à l’avance est un moyen infaillible pour économiser sur les voyages d’affaires.
Mais étant donné que de nombreux voyages d’affaires sont réservés à très court terme, ce n’est pas toujours possible. Vos employés doivent parfois réserver eux-mêmes. Au lieu d’appeler l’agent de voyages d’entreprise, choisissent-ils de réserver pour eux-mêmes par commodité?

Beaucoup de voyageurs trouvent que les systèmes de réservations des voyages d’affaires sont lourds et complexe, 47% pour être exact. Surtout pour ceux qui utilisent des outils tels que Kayak ou Booking pour leurs voyages privés, ce qui conduit à des réservations effectuées en dehors de la politique.

De plus, les politiques de voyage ne sont souvent pas lues. Elles sont souvent longues, incomprises et difficiles à trouver.
Au lieu de cela, les politiques devraient être:

  • Simples
  • Lisibles
  • Construites pour une utilisation réelle

Il est possible d’autoriser les réservations DIY dans les limites de l’ensemble. Utilisez un outil qui automatise complètement votre politique de voyage, y compris les workflows d’approbation nécessaires pour les réservations qui ne sont pas automatiquement autorisées.
Avec Mandaley, les administrateurs peuvent définir des lignes directrices spécifiques et simples pour des groupes d’utilisateurs, permettant aux employés de réserver leurs propres vols en respectant leur budget. Les e-mails automatisés sont envoyés lorsqu’un voyage doit être approuvé.
De cette façon, votre police est intégrée dans un système de réservation réel, non hébergé sur une page Web oubliée.

4. Soyez plus précis avec les exigences de remboursement

Lorsque les employés soumettent des rapports de dépenses, vous pouvez voir ce qui a été dépensé après les faits, mais avec quel niveau de détail ?
Une visibilité insuffisante des détails peut entraîner des dépenses incontrôlables.
Disons qu’un voyageur ne soumet qu’un PDF du reçu de carte de crédit final d’un séjour à l’hôtel. Celui-ci ne vous donnera aucune information sur les coûts supplémentaires comme les repas facturés dans la chambre.
Avoir des exigences claires pour la documentation des notes de frais (comme les reçus détaillés et les factures) peut aider à dissuader les achats cachés et à maintenir le budget et les politiques.

5. Trouver les tendances des dépenses de voyage

Le savoir, c’est le pouvoir. Tout comme un consommateur qui cherche à économiser de l’argent sur le budget de son ménage aura besoin de savoir quelles catégories de dépenses engloutissent son revenu, une entreprise doit comprendre quelles parties des voyages d’affaires font bouger l’aiguille plus que d’autres.

Voici quelques questions que vous pourriez vouloir poser:

  • Quels voyageurs accumulent le plus de dépenses?
  • Quelles améliorations peuvent être apportées aux coûts de transport de l’aéroport, aux frais de wifi, etc.?
  • Quels changements doivent être apportés au T4 pour respecter le budget annuel de voyage de l’équipe X?

Avoir des données qui répondront à ces questions ne devrait pas être difficile.

Utilisez un outil de réservation de voyage qui s’intégrera à votre solution de gestion des dépenses et générera automatiquement des rapports afin de réduire la charge de travail des employés. Utilisez ensuite ces données pour identifier les tendances et optimiser votre budget au fil du temps. Vous pouvez identifier quelles villes et quels voyages ont des budgets inférieurs, et ceux qui justifient des dépenses plus élevées, afin d’augmenter l’équité et de maîtriser les dépenses de voyage globales.

6. Soyez transparent et offrez des récompenses pour rester dans le budget

Lorsque vous réduisez les coûts de déplacement, il est important de réduire la douleur pour les employés. Pour qu’ils se sentent investis dans l’effort, ils ont besoin de connaître la raison.

Par exemple, une entreprise éloignée comme Buffer qui tient des retraites annuelles en personne pourrait avoir besoin de communiquer aux employés pourquoi les voyages pour les conférences doivent être aussi bon marché que possible, de sorte que la retraite annuelle est une expérience plus agréable pour tous.

Il y aura une raison différente pour chaque entreprise. Si l’augmentation de la transparence n’est pas tout à fait pertinente, des mesures incitatives peuvent peut-être aider. Lorsqu’ils sont habilités à donner des bonus comme des déjeuners d’équipe ou des points kilométriques à ceux qui restent sur le budget, les gestionnaires de voyages peuvent aider à réduire le budget d’une manière créative. Avec Rocketrip, vous pouvez définir des budgets individuels et permettre aux employés de partager les économies lorsqu’ils peuvent dépasser ce budget.

En fin de compte, les coûts de déplacement sont incroyablement complexes.

Ils sont un mélange de politiques globales et de décisions de dernière minute. En pensant de manière holistique et en découvrant comment chaque employé peut aider, il est possible d’économiser de l’argent tout en continuant à faire tous ces voyages critiques.

Changez la façon dont vous réservez, gérez et signalez vos voyages d’affaires en vous inscrivant gratuitement au Club Mandaley.

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Eric
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