7 conseils pour organiser les voyages d’affaire pour les autres

Organiser les voyages d’affaire pour les autres n’est pas toujours simples et les assistantes de direction ou office manager le savent mieux que quiconque! Chaque voyageur a ses préférences personnelles et ses particularités qui font de la planification de voyages un véritable art. En tant qu’assistante, vous êtes déjà habituée à vous mettre à la place des autres et de prévoir leurs besoins avant même de savoir ce dont ils ont besoin! Cependant, le voyage est fait de changements imprévisibles. Nous avons passé les deux derniers mois à discuter avec quelques-unes des meilleures assistantes pour savoir ce qu’elles font pour rester en tête du peloton et faire bouger les voyageurs dans les délais et avec style. Voici quelques conseils pour vous aider à rester au top.

Préférences de vol

La réservation du vol parfait n’est pas aussi simple qu’un clic. Il s’agit de choisir la bonne compagnie aérienne et, bien sûr, les bons horaires. Lorsque vous choisissez parmi les compagnies aériennes, commencez par les bases: les compagnies aériennes préférées, celles pour lesquelles il y a déjà un programme de fidélité en place, et la classe de vol (économie, économie plus, business, première). Pour le voyageur flexible, choisissez des vols en fonction des services et équipements du vol. Pour un vol moyen ou long courrier, si l’appareil est un A380 ou un Boeing 777, le vol sera plus confortable qu’un vol sur A320 par exemple. Des compagnies telle que Emirates ont une flottes récentes, et s’effectuent souvent sur des avions modernes et plus confortables, en proposant des services haut de gamme tels que le streaming Netflix ou Amazon, la connexion Wi-Fi. Les questions à se poser lors de la sélection d’une heure d’arrivée: le voyageur préfère-il voler le matin ou la veille ? Souhaite-t-il passer par l’hôtel avant la réunion pour se rafraichir ou se changer ? Combien de temps lui faudra-t-il pour arriver à l’hôtel avant la réunion ? combien de temps auront-ils besoin pour se préparer avant la réunion ? préfèrent-ils les vols directs ?

Choix de sièges

À mesure que les compagnies aériennes tentent de maximiser leurs profits en minimisant l’espace pour les jambes, les sièges deviennent de moins en moins confortables. Assurez-vous de savoir si le voyageur préfère économiser de l’argent ou économiser ses jambes. Pour un juste milieu, regardez les billets Economy Plus. Ces sièges offrent un espace supplémentaire pour les jambes à un prix abordable.

Bagages

De plus en plus de compagnies facturent aux passagers en classe économique le dépôt de bagages en soute. Si le voyageur préfère prendre un bagage cabine, faites vos recherches et assurez-vous que ses bagages rentreront dans le compartiment à bagages. S’ils doivent mettre leurs bagages, assurez-vous de tenir compte du temps de à l’enregistrement et laissez-leur suffisamment de temps pour le faire et calculer également du temps pour les récupérer à leur destination.

Préférences de l’hôtel

Essayez de réserver un hôtel en fonction des préférences et besoin du voyageur et qui soit le plus proche du salon ou des lieux de réunion. Si un hôtel correspond, appelez-le à l’avance et demandez des équipements spécifiques, tels qu’un type d’oreiller ou une bouteille d’eau, mis à disposition dans la chambre. Quand il y a plusieurs hôtels qui semblent être similaire (nombre d’étoiles égal et équipements égaux), vérifiez leur emplacement. Avec deux hôtels identiques, choisissez toujours celui qui est le plus proche des réunions ou de l’aéroport. Cela leur permettra d’économiser du temps et des problèmes liés au trafic.

Les repas et temps libres

Sauf dans le cas des voyageurs «gourmands», la plupart des gens choisiront des restaurants en fonction de leur commodité et de leur emplacement. Cependant, en fonction de l’endroit le choix de restaurant peut être assez pauvre. En utilisant des ressources telles que Open Table, vous pourrez voir tous les restaurants les mieux notés autour des réunions et de l’hôtel de votre voyageur. Cela vous aidera également à faire des réservations en un instant.

Pensez également au temps libre du voyageur. Qu’est ce qu’il souhaiterait faire ? Du sport, visiter la ville, course à pied, etc. Pour la course à pied, vous pouvez lui trouver des parcours avec Open Runner ou runnincity

Transport local

Le dernier élément qui peut être un vrai casse-tête lors de l’organisation de voyage d’affaire est la planification du transport terrestre. La première étape consiste à déterminer si le voyageur préfère conduire lui-même ou être conduit. Lors de la réservation d’une voiture de location, les deux considérations les plus importantes sont les lieux de prise en charge / de retour et, bien sûr, le confort de la voiture. Essayez de trouver des sociétés de location qui ont des comptoirs intégrés afin de rendre le processus aussi rapide et facile que possible. Si le voyageur préfère être conduit, il existe trois options: service de voiture, à la demande et taxis. Les services de voiture à la demande tels que Uber et Lyft ont révolutionné le transport terrestre lors de voyages. Si vous choisissez d’utiliser Uber et Lyft pour votre voyageur, assurez-vous que son téléphone dispose déjà de l’application téléchargée et qu’elle est correctement liée à ses cartes de crédit. LimoLink est un service de voiture populaire dans tout le pays. Il vous permet de programmer une voiture pour prendre le voyageur à des endroits spécifiques pendant une période donnée.

Itinéraire imprimable

Vous pouvez planifier tout ce que vous voulez, mais si le voyageur ne sait pas où aller, alors votre travail est  vain! Le meilleur moyen de les garder sur la bonne voie et de savoir est de s’assurer que leur itinéraire complet est le plus accessible possible. Assurez-vous d’importer tous leurs plans de voyage dans leur calendrier préféré. Ensuite, créez un itinéraire imprimable qui constitue un calendrier clair. Les itinéraires numériques et physiques doivent contenir les informations suivantes. Pour les vols, indiquez l’heure, la compagnie aérienne, le numéro de vol et, si possible, le numéro de terminal de l’aéroport. Les hôtels doivent inclure le numéro de réservation, le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le prix et les heures d’arrivée et de départ. Si un service de voiture est réservé, indiquez clairement les heures de ramassage ainsi que le nom, le numéro et le nom du chauffeur. Dernier point, mais non le moindre, l’information sur la réunion. Indiquez l’heure, le lieu, les numéros de téléphone des personnes à contacter et les vêtements appropriés.

Comment Zoé peut vous aider ?

Mandaley a créé Zoé, un assistant intelligent conçu pour faciliter le voyage, de son organisation à son déroulement, et ainsi gagner du temps et conserver tous les détails du voyage en un seul endroit. Plutôt que d’utiliser de nombreux sites Web différents pour comparer les vols, l’hébergement et les choix de transports terrestre, Zoé peut tout faire pour vous en un instant. Une fois que l’itinéraire idéal est créé, il est disponible dans l’interface du voyageur à tout moment.

Si des impondérables se produisent, Zoé intervient rapidement. Ainsi,  le voyageur reste concentré sur l’objectif de son voyage d’affaire, et de votre côté vous êtes sereine.

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Eric
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