Retour d’expérience d’une directrice export dans la gestion de ses déplacements

Voyage d’affaire : Bonjour Ana, pouvez-vous vous présenter et présenter votre entreprise ?

Ana : Bonjour, je m’appelle Ana Rojas, je suis directrice export de la société Brewster home fashions, basée à Randolph, Massachusetts, au sud de Boston. Brewster est une entreprise familiale de 5ème génération qui a acquis une reconnaissance mondiale en tant que leader de l’industrie du papier peint.

Voyage d’affaire : Quels sont vos axes de développements à l’international ? Et comment vous organisez-vous au quotidien ?

Ana : Brewster est présent en Amérique Latine, Canada, Europe et Chine. Nous sommes implantés dans plusieurs pays et travaillons également avec plusieurs distributeurs locaux.  Je dirige une équipe en charge de l’expansion des activités de Brewster à l’international. Nos objectifs se divisent en 5 axes principaux :

  • Stratégies pour planifier, concevoir, développer et mettre en œuvre différentes activités de vente.
  • Recherche et déplacement vers différents marchés pour identifier leurs besoins, exigences et se concentrer sur les tendances Home Fashion.
  • Fournir un soutien à la clientèle de Brewster dans le monde entier.
  • Gérer les clients existants dans la région en veillant à ce que nous conservions et maintenions leurs activités.
  • Participer à des foires commerciales internationales et nationales.

Voyage d’affaire : Quels sont vos besoins  et défis en terme de voyages d’affaire ?

Ana : Nous sommes une entreprise de taille moyenne. J’effectue environ 30 déplacements par an, et mes collaborateurs peuvent en avoir jusque 50 pour certains.

Clairement, il y a 3 besoins principaux :

  • L’organisation des déplacements
  • Essayer de limiter les retards. Par ex nous ne voyageons plus avec une compagnie car il y avait toujours des problèmes
  • La gestion des coûts.

Nos besoins sont classiques, mais nous pouvons avoir parfois une demande spécifique ou un déplacement qui s’organise en dernière minute. Il nous faut donc de la réactivité.

Nos déplacements sont un moyen d’aller d’un point A à un point B. Parfois ça nous prend toute notre énergie.

Mes équipes sont débordées et travail en flux tendu. Après avoir échangé avec elles, je me suis aperçue que la gestion des déplacements étaient chronophages pour eux. Nous avons une assistante dans notre département, mais elle est déjà bien occupée par le reste, et ce n’est clairement pas son métier. Donc chacun gère ses réservations.

Voyage d’affaire : Pourquoi avoir fait appel aux services d’un assistant virtuel pour vos voyages d’affaires?

Ana : J’avais besoin de pouvoir déléguer la gestion des déplacements de mes équipes et des miens également. Ce qui m’a plu par rapport à une agence de voyage c’est le support en temps réel pour l’organisation de nos déplacements, et l’accessibilité : n’importe quel support et à n’importe quelle heure. Nous n’avons pas toujours le temps d’appeler une personne pour avoir une info, et la réactivité par e-mail est parfois lourde. Le système d’un assistant virtuel comme Zoé® fait gagner du temps. Un WhatsApp ou sms et vous avez une réponse dans les 5 minutes.

Voyage d’affaire : Qu’est ce qui vous plait le plus dans les services proposés  ?

Voyage d’affaire : En plus de la réactivité, c’est l’assistance permanente. Les agences de voyage vous proposent se service, mais dans les faits, c’est à vous de les contacter si un problème survient. Je reçois des notifications de la part de Zoé en amont de mon vol, pour me rappeler toutes les infos nécessaires. ça peut sembler futiles, mais je gagne en tranquillité d’esprit. Plus besoin de vérifier la porte d’embarquement, ou à quelle heure il a lieu. Je reçois l’information par sms directement. Pour les retards de vols là aussi nous avons gagner en confort. Nous avons l’info rapidement, souvent même avant que nous ayons l’information. Dès que le vol a plus de 30 mns de retard, je vais dans un lounge et je profite de ce temps soit pour passer des appels, soit pour avancer sur un dossier ou tout simplement prendre du temps pour moi.

Voyage d’affaire : Avez-vous eu recours à d’autres services ? Si oui, pouvez-vous nous décrire comment cela s’est passé ?

Ana : Oui, la gestion des visas. Aucune demande à faire. Tout est géré dès lors que la destination nécessite un visa.

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Eric
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