7 façons de rester productif pendant vos déplacements pro

Les voyages d’affaires vous emmènent non seulement loin du bureau, mais aussi loin de vos tâches quotidiennes. Certaines personnes aiment bien rester productives, même en déplacement pro. D’autres personnes sont obligées de rester actives pour ne pas se mettre en retard dans leur agenda, finir des dossiers, etc.

Pourtant, en dépit du décalage horaire et des réunions consécutives prévues, il est possible de prendre des mesures simples pour vous organiser, et rendre votre voyage plus productif. Pour ce faire nous avons demandé à 4 voyageurs fréquents leurs secrets pour rester productifs/ves, et tout assurant leurs réunions lors de leurs déplacements pro.

1. Laissez la technologie être votre assistant


Avant de partir, il faut savoir quels sont les gadgets qui vous serviront le mieux pour votre business trip. Avez-vous besoin de votre ordinateur portable pour des projets ou des logiciels lourds, ou votre smartphone et votre tablette sont-ils suffisants? Selon les objectifs de votre voyage et les réunions prévues, vous pourrez alléger vos bagages et laisser certains appareils chez vous.

Peu importe ce que vous décidez d’emporter, l’accès à une connexion Wi-Fi fiable est primordiale. La plupart des grandes compagnies aériennes offrent ce service en vol, mais vérifiez la disponibilité et les prix au préalable. Pour les voyageurs fréquents, Amanda Augustine, experte en recherche d’emploi pour CPCC & CPRW, recommande d’acheter un service comme Gogo Air (pour les US), un service Internet en vol qui est accessible à bord de multiples compagnies aériennes américaines. Bien sûr, vous devrez également travailler après votre vol, alors assurez-vous de vérifier la disponibilité de Wi-Fi à votre hôtel, centres de conférences et espaces de réunion. Beaucoup d’hôtels indiquent la présence d’une connexion wifi mais souvent celle-ci est à faible débit.

Pensez également aux batteries. Notamment pour vos appareils type tablette et portable. Pensez à prendre avec vous un système tel que le Pongo Charger qui vous permettra de recharger votre téléphone ou votre tablette où que vous soyez.

2. Déléguez au maximum

Pour vous permettre d’être le plus productif possible pendant vos déplacements pro, pensez à déléguer au maximum toutes les tâches sur lesquelles votre intervention n’a pas de valeur ajoutée. Comme la gestion de la logistique de votre voyage. Vous n’avez pas d’assistant(e) ou de personne pouvant s’en occuper à votre bureau ?

Pensez à prendre un assistant personnel de voyage par exemple. Le Club Mandaley a lancé un assistant de voyage qui s’occupe de tout pour vous. Accessible 24h/24 et 7j/7, il réserve vos voyages, vous notifie en temps réels sur tout ce qui est nécessaires et en lien avec votre voyage d’affaire. Il vous donne également les informations d’accès à votre hôtel, prévoit un véhicule à destination, etc. En cas de retard ou d’annulation de vols, il vous trouve les solutions les plus adaptées à vous.

Tout ce qui vous permettra de partir l’esprit tranquille.

3. Soyez prévoyant au maximum


Même à notre époque du tout digital, les vieilles techniques sont celles qui fonctionnent le mieux. « Avant de partir, faites une liste de ce que vous devez emporter », suggère Marie Stein, DRH chez MSH. Pensez à tout ce dont vous pourriez avoir besoin, des vêtements de rechange, de soirée, des dossiers en particuliers, des fournitures de bureau, vos produits de beauté, les chargeurs de batteries, etc. de sorte que tous vos besoins soient fidèlement à vos côtés, même à des kilomètres de chez vous.

Et puisque les déplacements ne se passent jamais exactement comme prévu, assurez-vous que votre liste prévoie des situations d’urgence et des retards potentiels. Si vous prenez un sac en cabine, emportez des vêtements de rechange, un peu de maquillage et tout ce dont vous aurez besoin pour votre premier jour de travail à l’étranger.

En plus de l’essentiel, Antoine Weiss, directeur général chez Allison + Partners, aime garder un dossier avec son horaire de vol et ses détails de voyage dans ses bagages pour un accès facile. Sur cette note, il suggère également de réserver un vol direct au lieu d’un trajet avec escale. Les retards peuvent avoir un impact important sur votre humeur, votre productivité et vos réunions.

4. Communiquez avec votre bureau avant de partir


L’une des parties les plus difficiles des voyages d’affaires est de maintenir une charge de travail normale lorsque votre routine quotidienne n’est soudainement pas normale. Ainsi, la préparation en amont est la clé pour s’assurer que tout reste sur la bonne voie au bureau pendant que vous êtes absent.

Avant de partir, faites des réunions d’équipes avec un planning précis et des deadlines, afin de les tenir au courant des mises à jour du travail et examinez avec eux les délais à venir. Augustine souligne qu’il est extrêmement important de communiquer avec votre équipe dès lors que vous êtes disponible par téléphone ou par mail. Expliquez également à votre équipe le moyen à privilégier pour vous contacter en cas d’urgence (par SMS ? Par emails marqués «Urgent?»). Vous pouvez par la suite résoudre les problèmes urgents entre les réunions.

Ensuite, mettez en place un message d’absence clair et précis pour indiquer à toute personne qui vous contacte, vers qui elle peut obtenir l’information en votre absence (Ex. «Si vous avez une question concernant la conférence de vente le mois prochain, veuillez contacter Armand Allard. Je répondrai aux questions générales lorsque je serais de retour au bureau lundi. « )

5. Familiarisez-vous avec votre destination


Avant d’arriver, renseignez-vous sur l’endroit où vous allez loger et ce qu’il y a à proximité. Le centre de conférence se trouve-t-il loin de l’hôtel ? Vous pouvez également le demander à votre assistant personnel de voyage (cf point n°4) qui vous trouvera toutes les informations nécessaires liées à votre destination : S’il est difficile de trouver un taxi, en particulier la nuit, il mettra à votre disposition un service automobile.

La connaissance de ces informations avant votre arrivée vous permettra d’économiser un temps précieux une fois sur place. Mais puisque vous devrez probablement prendre des décisions à la volée, votre assistant personnel du Club Mandaley sera joignable facilement par SMS, à n’importe quel moment de la journée et vous apportera une réponse en moins de 10 mns.

6. Faire une To-Do list pendant l’itinéraire


Profitez de votre temps de trajet pour être productif.«Faites une liste des objectifs visés par et pendant ce déplacement», recommande Clémence Coutrai, avocat d’affaires.

Si vous vous dites « je le ferai quand je serai à l’hôtel » ajoute-t-elle, « vous ne le ferez probablement pas, car après une journée complète de voyage, vous serez épuisé(e). Il vaut mieux travailler pendant la 1ère moitié de son vol et passer la dernière étape à se détendre. »

Pour aider à accroître votre productivité en voyage, envisagez de vous inscrire à des programmes de fidélité d’hôtels, compagnies aériennes qui offrent des avantages pour vos voyages. Susan Baroncini-Moe, auteur de Business in Blue Jeans, utilise les lounges d’aéroports autant que possible, mais « a également investi dans des écouteurs antibruit de haute qualité », ce qui l’aide à bien travailler même dans des espaces bondés.

7. Optimisez votre temps


Une fois que vous atterrissez , faites tout ce qu’il faut pour optimiser votre temps et votre confort, conseille Baroncini-Moe. Défaire sa valise doit vous permettre de vous sentir plus organisé. Ciblez ce qui vous aide à vous sentir bien installé et être concentré pour travailler.

Lorsque vous travaillez depuis votre chambre d’hôtel, Pearlstein suggère d’être assis sur un bureau ou une table et de le configurer afin qu’il ressemble le plus possible à votre espace de travail habituel. Pour ce faire, sortez votre ordinateur portable, trouvez une prise pour votre téléphone et chargeurs d’ordinateur, connectez-vous à la Wi-Fi, organisez vos fichiers et mettez en place les fournitures de bureau dont vous avez besoin. Avec votre bureau prêt, vous aurez le temps de travailler dès lors que vous vous retrouverez dans votre chambre d’hôtel entre des réunions.

Mais peu importe votre productivité, il est également important de savoir se détendre à la fin d’une longue journée. Baroncini-Moe préfère se ressourcer seule : un dîner tranquille, un bon livre, un appel téléphonique avec son mari et sa méditation. Lorsque vous trouverez le temps de vous détendre pendant la nuit, vous serez plus attentif, productif et plein d’énergie le lendemain.

Enfin, «Profitez du fait que vous voyagez», suggère Weiss. À la fin d’un voyage à Vancouver, pendant une escale de deux heures, Weiss a décidé de faire une visite rapide de la ville en revenant juste à temps pour attraper son vol. Bien sûr, la raison principale de votre voyage est d’affaires, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas visiter le lieu, aussi. Vous pouvez profiter d’un voyage en fin de semaine pour rester sur place le week-end et en profiter pour visiter la ville et ses environs. Vous rentrerez chez vous détendu et prêt à attaquer la semaine.

Pour plus de conseils pour rester productif pendant ses déplacements professionnels, vous pouvez télécharger le livre blanc ci-dessous :

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Eric
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