Cinq conseils pour les voyages pro des dirigeants de PME

Si vous êtes un dirigeant d’une entreprise, d’une business unit, ou un indépendant, lorsque vous êtes en déplacement, le travail s’accumule, et vous ne pouvez pas toujours trouver quelqu’un pour s’en charger durant votre absence. Je connais ça très bien y étant moi-même confrontée lors de mes déplacements. En tant que directrice conseil, je suis souvent en voyage. Voici les outils et les stratégies que j’ai trouvés et qui me permettent d’être calme, confortable et productive lorsque je suis en déplacement professionnel.

Une bonne gestion de vos emails

Votre boite mail ne se mettra pas en pause pendant votre voyage, mais vous pouvez prendre des mesures afin d’éviter de gaspiller votre énergie pendant vos voyages d’affaires.

Commencez par configurer votre message d’absence pour une journée supplémentaire avant et après votre voyage. Les gens s’attendront ainsi à ce que votre réponse soit retardée et cela vous donnera un délai plus large pour répondre à vos emails.

Désactivez les notifications push et choisissez un créneau horaire spécifique pour vous connecter à votre boite mail (par exemple lors de votre pause de l’après-midi ou lors d’une conférence). Cela vous permettra d’être toujours dans l’action, tout en tirant parti de votre temps libre.

Ne planifiez pas de réunions ou de rendez-vous le jour de votre retour au bureau. Cela vous donnera l’occasion de rattraper le retard et de reprendre le contrôle. Enfin, définissez un plan afin de décider quels emails traiter en premier lorsque vous revenez de votre déplacement, en fonction de la priorité, de la date ou de l’importance du mail.

Faites votre valise intelligemment

Faire sa valise peut vous faire perdre du temps et parfois vous faire oublier un élément essentiel pour votre voyage. Pour ma part, je n’ai pas toujours le temps de faire ma valise à tête reposée, et j’ai toujours peur d’oublier quelques choses, j’utilise une application appelée Packr qui me sert de pense-bête. Vous pouvez utiliser Packr pour créer et stocker vos propres listes qui vous permettront ainsi de ne rien oublier. J’ai quelques autres astuces qui me facilitent la vie dans les aéroports et les hôtels. Investir dans une valise pratique. Il y en a 2 que j’ai pu essayer dernièrement, et le gain de temps au contrôle notamment m’a conquise. La valise So-Nomad qui comprend notamment des compartiments distincts facilitant les contrôles de sécurité, ainsi qu’une housse extractible pour votre ordinateur et tablette. Autre valise utile, le Bugaboo dont la base se compose d’un châssis sur lequel se fixe un bagage cabine ou un sac à main. Vous pouvez ainsi regrouper tous vos sacs et vous libérer les mains.

Chargez vos appareils

Les outils technologiques qui nous permettent de travailler et de rester connectés n’importe où sont d’une grande aide pour rester efficace en déplacement, tant qu’ils ont de la batterie. Pour les moments où vous ne pouvez pas accéder à une prise de courant, une source d’alimentation de secours est indispensable. Ainsi, un pack de batterie USB vous permet de rester actif et productif lorsque les prises de courant sont limitées ou inexistantes.

Reposez-vous

De nos jours, il est difficile de continuer à travailler lorsque téléphones, tablettes ou ordinateurs portables se déchargent, mais il en est de même pour vous. Vous ne pouvez pas négliger vos propres batteries. Si vous avez du mal à dormir ailleurs que dans votre propre lit, il est possible d’y remédier, notamment par des bouchons d’oreilles type Boules Quiès, une musique apaisante comme des grillons ou des vagues océaniques. Et n’oubliez pas de demander une chambre calme lorsque vous faites des réservations d’hôtel.

Mais la recharge de batteries passe aussi par la nourriture, et il faut dire que lorsque nous voyageons, les pâtisseries sucrées de la salle de réunion et les repas pris sur le pousse ne sont pas ce qu’il y a de mieux. Essayez lors de vos déjeuners d’affaires de favoriser des restaurants avec des produits frais, et sains si possible. Des applications telle que la fourchette si vous êtes en France ou Yelp si vous voyagez à l’international, pourraient vous aider à sélectionner les restaurants qu’il vous faut. Si vous n’avez pas eu le temps de manger et ne pourrez le faire qu’une fois à l’aéroport, essayez GateGuru pour savoir quels restaurants se trouvent près de votre porte d’embarquement.Il est également important de bien rester hydraté. Pour ma part, je voyage toujours avec une bouteille d’eau en acier inoxydable facile à remplir où que je sois. Si vous souhaitez un bon verre de vin ou de whisky, pensez à boire de l’eau en parallèle surtout si vous êtes sur un long courrier.

Soyez malin sur le plan technique

Il arrive parfois, malgré toute bonne préparation, que des aléas surviennent pendant vos déplacements pro, et génèrent à la fois du stress et une perte de temps irrémédiable. Si vous avez une assistante, reposez vous au maximum sur elle lors de retards de vol ou d’annulations. Si vous n’en avez pas ou que vos problèmes surviennent souvent quand vos bureaux sont fermés et/ou que vous êtes sur un autre fuseau horaire, pensez à souscrire à un service tel que le Club Mandaley le propose. Un assistant personnel vous est dédié pour vos voyages. Disponible 24/24 h, il s’occupe de tout. Il vous tient informé sur tout retard de vol, vous trouve une solution pour vous permettre de travailler pendant cette attente imprévue, en vous donnant accès au lounge le plus proche, s’occupe de vos demandes de dernière minute pour une réservation dans un restaurant, un hôtel. Où que vous soyez dans le monde vous pouvez échanger par SMS.

Concernant vos notes de frais pendant vos déplacements, vous pouvez les enregistrer en temps réel, et du coup gagner du temps sur leur gestion. L’application Expensify, est un moyen rapide et le plus simple pour suivre les dépenses liées à un voyage.

Enfin, si vous vous déplacez exclusivement en voiture vous pouvez suivre vos kilométrages, grâce à MileBug. L’application enregistre vos déplacements, sur téléphone ou tablette.

Et vous quelles sont vos astuces pour rester efficace lors de vos déplacements ?

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Eric
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