9 conseils pour assurer la sécurité des voyages d’affaires

Aujourd’hui, le développement d’une entreprise ne connaît pas de frontières géographiques. Mais à mesure que les entreprises pénètrent dans les économies émergentes à la recherche de nouveaux marchés, elles entrent souvent en territoire inconnu et leurs collaborateurs risquent davantage d’être victimes d’accidents. Les employeurs et les employés doivent se protéger de manière appropriée pour atténuer ces risques, qu’ils soient grands ou petits.
Pour aider à réduire le risque d’incident, vous trouverez ci-dessous une liste de contrôle en neuf points destinée aux voyageurs d’affaires.

1. Soyez conscient de vos obligations : effectuez une analyse approfondie des risques

Les employeurs sont tenus d’évaluer suffisamment les risques pour les employés en voyage d’affaires, notamment lorsqu’ils leur demandent de voyager à l’étranger. Les organisations doivent démontrer qu’elles ont pris toutes les mesures pratiques pour répondre aux besoins de leurs employés en matière de santé, de sécurité et de bien-être. Ces évaluations doivent être crédibles et documentées. Lorsqu’on évalue si une précaution doit être prise, il faut évaluer l’ampleur du risque par rapport à la difficulté, aux coûts et aux inconvénients de le prendre.

2. Comprenez les besoins spécifiques de déplacement de vos collaborateurs

voyage d'affaire et sécurité

Une fois l’évaluation des risques effectuée, il est possible d’élaborer des politiques et des procédures permettant de s’assurer que les besoins individuels des employés sont satisfaits et que les informations et instructions appropriées leur sont fournies afin de gérer, réduire ou éliminer les risques spécifiques. Par exemple, les employeurs devraient être au courant de toute condition médicale préexistante et s’assurer que le pays de destination dispose des installations médicales appropriées requises.

3. Donner accès à un programme de sécurité des voyageurs

Certains services en ligne peuvent proposer cette solution dans le cadre d’une politique plus large en matière de voyages d’affaires. Ce type de programme met en évidence les risques et les dangers et peut fournir des informations directement aux employés, les aider à encourager la prise de conscience de soi et à les préparer à l’avance pour faire face aux situations pouvant survenir.

4. Investissez dans une police d’assurance  spécifique aux voyage d’affaire pour votre entreprise

Plutôt que de vous fier à une assurance voyage d’agrément ou à une couverture fournie par une carte bancaire, choisissez une assurance spécifique aux voyages d’affaires. Les polices d’assurance pour les voyages d’affaires sont conçues pour aider les organisations à fournir un soutien et une protection efficaces aux collaborateurs. Ces polices offrent souvent une couverture plus large avec moins de limitations d’âge ou de conditions médicales préexistantes.

5. Informer vos collaborateurs des risques potentiels liés à leur destination

Encouragez vos collaborateurs à se tenir informés des risques de terrorisme ou de troubles sociaux dans la région dans laquelle ils se rendent. Tirez parti des ressources Web fournissant des informations sur les pays et des conseils de sécurité (ces ressources sont incluses dans les services proposés par Zoé, l’assistant voyage du Club Mandaley). Et ne tombez pas dans le piège consistant à croire que quelqu’un connaît les risques, car il voyage souvent ou est déjà allé à destination. Ces voyageurs sont tout aussi susceptibles d’être attaqué que les autres voyageurs.

6. Recherche des problèmes culturels avant le départ

Voyage d'affire et santé

Aidez vos collaborateurs (surtout ceux qui sont nouveaux sur la destination) à comprendre comment les clients ou les fournisseurs d’un pays donné font des affaires et à reconnaître en quoi leurs pratiques et leurs comportements peuvent être différents de ceux du vôtre. L’absence d’appréciation et de relation avec les différences même les plus subtiles pourrait avoir un impact négatif sur vos activités. Les gestes qui peuvent être «ok» en France peuvent être offensants dans d’autres pays et le langage corporel n’est pas cohérent à l’échelle mondiale. De petites choses comme une voix surélevée ou un pointage peuvent être considérées comme grossières et avoir un effet négatif sur la personne concernée.

7. Encourager vos collaborateurs à prendre les précautions de santé appropriées

Assurez-vous que vos collaborateurs aient accès aux informations médicales avant leur voyage et soient vaccinés contre toutes les maladies pouvant prévaloir dans le pays de destination. Encouragez vos collaborateurs à tirer parti des services supplémentaires fournis par les assureurs ou les assistants voyages. Zoé, par exemple, offre à ses membres un accès à des guides pays qui fournissent des informations sur la santé, la sécurité des voyages et la sécurité. Ce service comprend également le stockage d’urgence de documents, ce qui permet aux employés de numériser des documents importants tels que les permis de conduire, les passeports et les formulaires médicaux. Ces documents pourraient être extrêmement utiles en cas d’urgence.

8. Sensibiliser à la sécurité sur Internet et à la fraude d’identité

Voyage d'affaire et sécurité internetPrévenez les employés de l’utilisation d’Internet lors de vos voyages. Des enquêtes récentes ont montré que pas moins de 38% de toutes les atteintes à la sécurité connues se produisent sur les réseaux d’hôtels. Encouragez les employés à activer leur pare-feu, à maintenir leur système d’exploitation à jour, à éviter les activités en ligne nécessitant l’accès à des informations personnelles et à ne pas se connecter à des comptes personnels sur des postes de travail publics.

9. Développer une politique d’évacuation pour faire face aux urgences

Assurez-vous que cette politique soit clairement communiquée et que vos collaborateurs emportent avec eux les numéros de téléphone appropriés afin de pouvoir obtenir de l’aide rapidement en cas d’urgence. Mandaley, par exemple, offre à tous ses membres un support 24h/24, 7j/7 également pour des urgences liés à leur sécurité. Zoé® a tous les numéros utiles et sait également comment entrer rapidement en contact avec le Quai d’Orsay si nécessaire.

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Eric
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