9 frustrations fréquentes des voyageurs d’affaires et comment les gérer efficacement

Retards ou annulations de vols, longs délais d’attente à l’aéroport, temps de déplacement en dehors des heures normales de bureau, accès Wi-Fi gratuit à l’hôtel, planification des trajets et organisation des voyages – la liste des facteurs pouvant frustrer les voyageurs d’affaires est longue. Une étude récente menée par AirPlus a révélé que près de la moitié des voyageurs d’affaires interrogés considèrent que voyager pour travailler est à la fois une source de frustration et de motivation. L’enquête souligne également le besoin croissant pour les entreprises de bien comprendre les frustrations et les motivations des voyageurs d’affaires lorsqu’il s’agit de créer une solution efficace de gestion des voyages d’affaires qui réduit les coûts et encourage les employés à utiliser le programme de voyages d’affaires.

Nous avons compilé ici une liste simple des 9 frustrations les plus courantes des voyageurs d’affaires, et des conseils sur la manière dont les organisateurs de voyages et les voyageurs peuvent y faire face plus efficacement.

1. Recherche de lieux

Trouver son chemin, les meilleurs spots locaux, les restaurants ou les bars peut vous prendre du temps et n’est souvent pas le plus facile à faire si le voyageur d’affaires ne connaît pas l’endroit. Essayez d’utiliser des guides en ligne, des évaluations par des pairs et des blogs d’experts pour élaborer à l’avance un guide de voyage personnalisé, avec des options adaptées aux besoins de votre voyageur d’affaires.

2. Passer par la sécurité, le contrôle des passeports et les douanes

Pour aider les voyageurs pour passer la sécurité aux aéroports le plus rapidement possible, nous avions listés quelques conseils dans un précédent article. Il y a également le passage du contrôle aux frontière qui peut s’avérer long, si il y a la queue. Les voyageurs devraient envisager la possibilité d’utiliser les portes de passeport électronique dans les aéroports qui en sont équipés. Autre point qui peut faire perdre du temps, les douanes. Si vous êtes un organisateur de voyage hors pair, pensez à informer vos voyageurs d’affaires à l’avance afin qu’ils soient au courant et respectent les exigences légales en matière de douane et pouvoir prendre la ligne «rien à déclarer».

3. Temps d’attente

Lors d’un voyage, personne n’est généralement heureux de rester assis en attendant son vol. Pire encore si celui-ci est retardé. Cependant, comme vous ne pouvez pas faire grand chose au sujet du temps d’attente, vous pouvez vous préparer à des perturbations éventuelles en prévoyant suffisamment de temps pour vos déplacements. Vous pouvez également leur indiquer le lounge d’aéroport le plus proche de leur porte d’embarquement par exemple.

4. Aléas pendant le voyage

Assurez-vous que vos voyageurs d’affaires soient abonnés aux alertes de leurs vols afin qu’ils soient informés à de tout changement de porte, de retards de vol ou d’annulation. Si un voyage subit des perturbations ou des changements qui vont impacter la suite, organisez un «plan B» dès le début. De cette façon, vous pouvez éviter d’être pris sur le mauvais pied et vous êtes déjà préparé – au cas où.

5. Loin de la famille / des amis

Selon une récente étude Airplus, le temps passé loin de la famille et des amis est un facteur clé qui rend les voyages d’affaires stressants pour de nombreux employés. Cependant, vous ne pouvez pas faire grand chose à propos de cette situation, en vous assurant que vos employés ont une bonne connexion Internet pour pouvoir rester en contact avec leurs amis et leurs familles pendant leur voyage, surtout lors d’un voyage plus long. De plus, l’amélioration de l’expérience globale des voyageurs d’affaires peut aider à minimiser le stress, rendant le voyage global plus agréable et donc productif.

6. Vols long courrier

Veillez à ce que vos voyageurs d’affaires sachent comment passer au mieux de longues périodes de voyage, telles que se lever de leur siège et marcher, boire suffisamment d’eau etc. Les vols longs courrier sont mauvais pour le corps, il y a donc quelques règles de base à observer si l’on veut arriver en forme. Faire du sport en arrivant ou le jour même est une bonne astuce pour contrer les effets du décalage horaire, par exemple.

7. Manque de confort lors des voyages

En offrant à vos employés en déplacement le meilleur niveau de confort possible, cela aura un impact positif sur le devoir de diligence et la rétention du personnel. Certains diront peut-être qu’il est pratiquement impossible d’éviter le problème du confort à moins que vous ne fassiez le vol en première classe ou en classe affaire. Cependant, il n’est pas nécessaire que les employés fassent un voyage confortable. De nos jours, même en classe économique, il est de plus en plus possible de réserver une économie premium avec plus d’espace pour les jambes et une meilleure alimentation. Si la classe économique est votre choix, vous pouvez réserver une place dans la première rangée ou celles situées aux issues de secours pour plus d’espace pour les jambes. En outre, vous pouvez utiliser les systèmes de miles des compagnies aériennes offrant des surclassements et des avantages supplémentaires aux voyageurs.

8. Pas assez de temps à destination

Il y a une tendance qui se développe de plus en plus lors de voyage d’affaire. Que vous le vouliez ou non, la tendance à combiner voyages d’affaires et loisirs est en hausse chez les voyageurs d’affaires modernes. En laissant aux voyageurs un peu de temps libre pour s’adapter après un long vol et pour explorer la destination, vous constaterez que vos employés qui voyagent souvent deviennent plus motivés et productifs, sachant qu’ils travaillent pour une entreprise qui reconnaît leur besoin d’équilibre. Cependant, il s’agit toujours d’une zone grise pour de nombreuses entreprises, notamment en ce qui concerne les dépenses et la décision concernant « qui paie quoi ». En adoptant le concept de «bleisure», à condition que vous ayez mis en place une politique claire de frais de déplacement qui permette un certain plaisir personnel, vous pouvez améliorer la motivation, la productivité et la satisfaction globale des voyageurs.

9. Barrières linguistiques locales et culture inconnue

Les voyageurs d’affaires peuvent se sentir mal à l’aise face aux barrières linguistiques et aux cultures inconnues. Fournissez-leur à l’avance les informations les plus importantes sur la culture à destination et peut-être quelques mots dans la langue locale, tels que « bonjour », « merci » ou « s’il vous plaît ».

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Eric
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